Structuur aanbrengen in Notion: zo maak je informatie in jouw bedrijf goed vindbaar

Lees je onze verhalen graag? Meld je dan nu aan voor Marks nieuwsbrief vol verhalen die jou en je onderneming helpen groeien. 

Alle kennis binnen jouw bedrijf verzameld op één plek: de knowledge base. Daarin staan de antwoorden op allerlei vragen. Hoe zorg je ervoor dat die antwoorden goed vindbaar zijn? In dit afsluitende deel van onze Notion-serie leg ik uit hoe je informatie in jouw bedrijf goed en logisch structureert.

In mijn vorige blogs vertelde ik hoe je een tool kiest voor knowledge management binnen jouw organisatie en hoe we Notion als tool voor de knowledge base bij Voys gebruiken. Als laatste leg ik in dit stuk uit hoe je alle kennis en informatie goed vindbaar maakt voor je collega’s.

Ontologie, taxonomie en choreografie

Er bestaat een academische discipline die bibliotheek- en informatiewetenschap heet. Deze discipline houdt zich bezig met de organisatie, toegang, verzameling en bescherming van informatie. Binnen dit vakgebied is er iets dat informatie-architectuur heet en daar ga ik graag wat dieper op in.

Drie elementen zijn van belang bij informatie-architectuur: ontologie, taxonomie en choreografie. Die termen klinken ingewikkeld en daarom kun je ze direct weer vergeten. De waarde zit namelijk in de betekenis ervan. Als je de betekenis van deze begrippen weet te verwerken in je kennisbank, dan kom je een heel eind.

• Ontologie verwijst naar de specifieke betekenis van informatie.
  Maar voor ons gaat deze term verder dan alleen betekenis. Want om informatie begrijpelijk en bruikbaar te maken, moet die toegankelijk, duidelijk en actueel zijn.
• Taxonomie is de ordening van de onderdelen, dit kun je ook wel zien als de structuur.
• Choreografie is hoe betekenis en structuur bij elkaar passen en zorgt voor een logische flow door alle informatie heen.

Ontologie: begrijpelijke en bruikbare informatie

Als je iedereen de mogelijkheid geeft om informatie te wijzigen, zorg je ervoor dat die actueel en begrijpelijk is voor collega’s. Is iets toch niet helemaal duidelijk? Dan kun je vragen toevoegen. En wil je wat meer context geven? Voeg dan een extra stuk tekst in, plak een link achter een passage of zet ergens een opmerking bij.

Taxonomie: de structuur van informatie

Er zijn twee manieren om informatie te structureren: een indeling op onderwerp en een indeling op tijd.

Structuur aanbrengen op onderwerp

De meestvoorkomende manier om informatie te structureren, is een indeling op onderwerp. Je hebt een hoofdonderwerp en stopt de informatie die daaronder valt bij elkaar. Duik je dieper de materie in? Dan deel je de informatie op in subthema’s van het hoofdonderwerp.

Structuur aanbrengen op tijd

Een andere optie is om te structureren op tijd. Dat kan het tijdstip zijn waarop je de informatie nodig hebt of de frequentie waarop de informatie verandert.

• Langetermijninformatie: dit is informatie die zelden verandert. Bij Voys is dit bijvoorbeeld informatie over hoe we werken.
• Middellangetermijninformatie: dit is informatie die nu en in de nabije toekomst relevant is, maar die later verandert en irrelevant wordt. Een voorbeeld hiervan is projectinformatie.
• Kortetermijninformatie: dit is informatie over het ‘gewone werk’. Denk aan to-do-items en aantekeningen van meetings.

Standaardhiërarchie, polyhiërarchie en multi-hiërarchie

Een indeling op zowel onderwerp als tijd is handig, daarom zijn er standaardmanieren voor deze opties van structuur aanbrengen.

• Een standaardhiërarchie heeft één ouder en meerdere kinderen. 
  Een voorbeeld: onder de categorie vervoersmiddelen (ouder) vallen onder andere boten, auto’s en vliegtuigen (kinderen).
• In een polyhiërarchie kan een kind meerdere ouders hebben.
  Een voorbeeld: educatieve software (kind) komt voort uit software én educatieve producten (ouders).
• Dan is er nog de multi-hiërarchie waarin meerdere standaardhiërarchieën naast elkaar staan.

Je knowledge base zomaar in een van deze modellen gieten, dat gaat niet zo makkelijk. Maar ze kunnen je wel helpen bij het bepalen van je basisstructuur.

Choreografie: de doorstroom van informatie

Eerder kwamen de termen ontologie en taxonomie al naar voren, nu komt laatste term aan bod: choreografie. Dit is de meest interessante van de drie en hier zie je de kracht van Notion als tool voor knowledge management.

Het internet is de succesvolste kennisbank, omdat het daar mogelijk is om te linken naar andere bronnen. Een hyperlink verwijst naar een hele pagina of naar een specifiek element binnen een pagina. Die verwijzingen zijn cruciaal voor succesvol kennismanagement. Notion laat je hetzelfde doen: je kunt blokken informatie maken en die op meerdere pagina’s weergeven. Ook kun je eenvoudig linken naar andere pagina’s binnen de kennisbank. Dit is handig om los te komen van de structuur en informatie te laten leven op meerdere pagina’s in de kennisbank.

De kracht van Notion

Notion biedt de mogelijkheid om van de ene plek naar de andere te linken via een hyperlink, net als op het internet. Zo maak je een multi-hiërarchisch systeem van de verschillende standaardhiërarchieën. Omdat Notion database-elementen kent, zit er soms ook wat polyhiërarchie in.

Zo kunnen de aantekeningen van een vergadering gekoppeld zijn aan een project, aan een team, aan degene die de aantekeningen maakt of aan iemand die de vergadering bijwoonde. Notion voegt daarmee ook de mogelijkheid toe informatie te structureren op zowel onderwerp als tijd.

Bepalen waar informatie het beste past, is soms lastig. Soms zijn twee of zelfs meerdere plekken de beste oplossing. Het mooie is dan dat je in Notion de pagina kunt kiezen die je net wat beter vindt passen en je daarna naar die pagina kunt linken op andere pagina’s waarvan je denkt dat de informatie relevant is. Zo doorbreek je de hiërarchie en creëer je flow.

Informatie scheiden van communicatie

Nu je meer weet over het structureren van je knowledge base, is het een stuk makkelijker geworden om informatie te vinden en toe te voegen. Dan rest mij nog een laatste punt om te benadrukken: haal informatie en communicatie los van elkaar.

“Je moet informatie scheiden van communicatie”

Informatie begint vaak te leven in communicatiemidddelen. Chattool Slack is daarvan het beste voorbeeld. Slack is bedoeld om effectief met elkaar te communiceren. De tool is niet zo geschikt als je informatie wilt vinden, vooral als die is verouderd. Hetzelfde zie je bij vergaderingen. Een opname van een online meeting is handig, maar een geschreven samenvatting is veel makkelijker te scannen. Daarnaast geeft het vastleggen van de output van een vergadering je de mogelijkheid om het later nog eens na te lezen en te delen met anderen. Zo wordt informatie bruikbaar voor iedereen.

Wil je een waardevol tweede brein bouwen voor je organisatie? Dan moet je informatie verplaatsen van communicatiemiddelen naar het informatiemiddel. Dit stimuleer je door alle communicatie in een chatsysteem als Slack na twee maanden te verwijderen. Als je weet dat informatie op een bepaald moment niet meer beschikbaar is, ben je veel sneller geneigd die te verplaatsen. Dit hebben we bij Voys nog niet gedaan, maar we zien wel dat collega’s steeds vaker links naar Notion delen in Slack. Zij zetten de informatie dan eerst in Notion, om die vervolgens te delen via Slack.

Een tweede brein voor je organisatie

We hebben bij Voys de afgelopen 15 jaar veel geleerd over kennis delen en kennismanagement. Er is nog steeds genoeg ruimte voor verbetering, maar onze organisatie functioneert en groeit niet zonder de knowledge base.

Notion bleek voor ons de uitgelezen tool om alle kennis binnen de organisatie te verzamelen. En als je kijkt naar wat de tool allemaal kan, is de kans groot dat dat voor jouw bedrijf ook geldt. Notion lost het probleem van ontologie, taxonomie en choreografie als geen ander op. Maar, net als onze knowledge base, is Notion niet perfect. De tool zou nog beter kunnen werken als de zoekfunctie een upgrade krijgt.

Ik hoop dat je met mijn blogserie over knowledge management en Notion aan de slag kunt en voldoende kennis hebt verkregen om een kennisbank te bouwen voor jouw bedrijf. Ga je ermee bezig? Laat me dan vooral weten wat je leert en wat je ervaringen zijn, daar ben ik benieuwd naar. Je vindt me op Twitter als @MarkV. Veel succes!

Check hier de overige delen van deze Notion-serie

• Zo kies je de beste tool voor succesvol en schaalbaar knowledge management
• Aan de slag met Notion: zo ziet onze knowledge base eruit